E-mail, për shkak të numrit të madh të avantazheve ndaj letrave, është bërë prej kohësh një nga llojet kryesore të komunikimit. Megjithatë, si shumë risi të tjera teknologjike, edhe ky lloj komunikimi ka rregullat e veta. Përkundër faktit se komunikimi përmes postës në internet është bërë pjesë integrale e shumë fushave të jetës, shumica e përdoruesve nuk do të jenë në gjendje t'i përgjigjen pyetjes se cilët janë përbërësit e një emaili.
Struktura e postës elektronike nga këndvështrimi i përdoruesit
Mesazhet me email janë të ngjashëm dhe shumë të ndryshëm nga letrat letre të njohura për brezin e vjetër. Por pavarësisht nga shërbimi i postës elektronike, struktura e postës elektronike është gjithmonë e njëjtë. Le të rendisim përbërësit e një emaili, duke përshkruar shkurtimisht secilën prej tyre:
- Fusha "Për". Kjo fushë përmban adresën e marrësit. Nëse ka shumë marrës, ndajini ata me një pikëpresje.
- Fusha "Subjekt". Në shumë shërbime postare, ajo konsiderohet e detyrueshme. Dhe do të jetë më e lehtë për përdoruesit të gjejnë shkronjën nëse tema tregohet saktë në të.
- Trupi i letrës. Trupi i emailit përmban tekstin kryesor.
Përbërësit e fshehur të emailit
Ne kemi parë strukturën e dukshme të letrës. Por përveç elementeve të dukshme me sy të lirë, fushat e mëposhtme mund t'i atribuohen edhe komponentëve të një emaili:
- nga kush (kjo fushë plotësohet automatikisht);
- kopje (përveç adresuesit kryesor, një kopje e letrës i dërgohet dikujt tjetër);
- kopje e verbër (përdoret nëse një kopje e letrës duhet të dërgohet pa informuar adresuesin kryesor);
- bashkëngjitje.
Përbërësit e postës elektronike nga pikëpamja teknike
Nga pikëpamja teknike, çdo email përfshin gjithashtu komponentët e mëposhtëm:
- Header, ose, siç quhen gjithashtu, zarfat e protokollit SMTP. Këto tituj mund ose nuk mund të përfshihen në trupin e emailit. Kjo do të thotë, një situatë është e mundur kur serveri i postës ka më shumë informacion sesa tregohet në trupin e mesazhit. Kreu përmban adresat e dërguesit, marrësit dhe adresën e hostit dërgues.
- Vetë mesazhi, i cili është në gjuhën e protokolleve SMTPquajtur Data. Ai, nga ana tjetër, ndahet në:
- titulli i letrës - për analogji me postën letre, ai përmban të dhëna për serverët e postës nëpër të cilat ka kaluar letra dhe disa informacione të tjera;
- trupi i shkronjës - vetë teksti i letrës.
Struktura e postës elektronike për korrespondencën e biznesit
Nëse deri më tani kemi folur për strukturën e një emaili nga pikëpamja teknike, tani le të shohim elementet e një emaili të shkruar mirë për korrespondencën e biznesit, sepse çdo kompani që respekton veten përpiqet të respektojë me standarde të pranuara përgjithësisht të komunikimit.
Megjithëse ka një numër të madh klasifikimesh të ndryshme të mesazheve elektronike, ato ndahen në dy grupe sipas strukturës së projektimit. Grupi i parë janë letrat e komunikimit, ato përdoren gjatë punës. E dyta janë letrat e marrëveshjes: mesazhet që përmbledhin takimin, tregojnë afatet për përfundimin e punës dhe aspekte të tjera të rëndësishme për të sqaruar veprimet e kërkuara nga secila palë.
Le të rendisim përbërësit e secilit lloj emaili veçmas.
Letër-komunikim
Struktura e tij duhet të përfshijë:
- Subjekti i emailit. Në këtë fushë, është më mirë të tregoni saktësisht se çfarë prisni nga hosti, si p.sh. dakordimi për orarin e takimit, një listë çështjesh që duhen marrë parasysh, e kështu me radhë.
- Përshëndetje. Edhe nëse letra është planifikuar t'u dërgohet disa personave,etika e komunikimit të biznesit nënkupton përshëndetjen e detyrueshme të adresuesve.
- Përmbajtja e mesazhit. Teksti aktual i emailit, i cili përshkruan kërkesën sa më konkretisht të jetë e mundur.
- Nënshkrimi i korporatës. Një pikë që shumë njerëz e harrojnë. Një shabllon nënshkrimi i kompozuar saktë përfshin emrin dhe pozicionin e plotë të autorit, informacionin e kontaktit të tij (numrin e telefonit, lidhjet në faqen e internetit të kompanisë, emailin, etj.). Nënshkrimi mund të ndryshojë në varësi të rregullave dhe rregulloreve të miratuara nga organizata.
- Fushat "Për" dhe "Cc". Ato renditen të fundit për një arsye - duke i plotësuar të fundit, do të përjashtoni mundësinë e dërgimit të një mesazhi të papërfunduar ose të paverifikuar.
Letër marrëveshje
Siç u përmend më lart, ky lloj mesazhi elektronik përdoret për të përmbledhur rezultatet e takimit, për të treguar planin e veprimit për secilën palë dhe për të caktuar afatet. Letrat e tilla janë një lloj "protokolli" takimesh dhe ju lejojnë të strukturoni me lehtësi informacionin. Një shkronjë e këtij lloji ndërtohet sipas planit:
- Përshëndetje. Nëse numri i pjesëmarrësve në takim i përmbledhur në letër ishte i vogël, mund t'i rendisni të gjithë me emër ose të përdorni një lloj përshëndetjeje të përgjithësuar.
- Përsëritni qëllimin e takimit, rezultatet e të cilit përmblidhen në letër.
- Lista e çështjeve që u diskutuan gjatë takimit. Për çdo çështje, tregohen marrëveshjet, vendimet dhe afatet e zbatimit.
- Lista e çështjeve që nuk kërkojnë zgjidhje urgjente, por nuk duhen anashkaluar.
- Sqarimi i mendimit të pjesëmarrësve në takim - a merret parasysh gjithçka?
- Nënshkrimi i shabllonit.
