Shumica e përdoruesve të zakonshëm punojnë me e-mail direkt në sajt. Funksionaliteti që ofron është i mjaftueshëm për të krijuar dhe marrë email. Por çfarë nëse duhet t'i dërgoni të njëjtën letër një numri të madh njerëzish, ju duhet të dërgoni një mesazh të caktuar në një kohë të caktuar, të vazhdoni të dërgoni letra pa pjesëmarrjen e një personi ndërsa ai është duke u lagur në plazh me pushime? Në raste të tilla, të gjitha llojet e programeve dhe shërbimeve për postime automatike vijnë në shpëtim. Ato ndryshojnë në funksionalitet, me pagesë/falas, veçoritë e punës dhe shumë faktorë të tjerë, por ajo që i bashkon është se nuk kanë nevojë për praninë e vazhdueshme të një personi për të punuar. Emailet mund të dërgohen 24 orë në ditë me intervale të ndryshme të rregullueshme.
Pse na duhen gazetat?
Mendimi se faqja e internetit është mjeti kryesor dhe më efektiv i marketingut është larg nga e vërteta. Shumica e blerësve të një produkti ose shërbimi në një të vetmeduke vizituar një faqe interneti nuk është ende gati për të marrë një vendim blerjeje. Arsyet mund të jenë të ndryshme, dhe jo në vendin e fundit është harresa banale. Klientët thjesht nuk mbajnë mend të kenë parë diçka që tërhoqi vëmendjen e tyre. Disa blerës potencialë duhet të kujtohen vazhdimisht për veten e tyre derisa më në fund të bëjnë një blerje. Dhe emaili automatik i dërguar shërben si një kujtesë e tillë.
Mundësitë e klientëve dhe shërbimeve të postës elektronike
Ka shumë programe dhe shërbime për dërgimin automatik të korrespondencës, me pagesë dhe falas. Funksionaliteti i tyre nuk kufizohet vetëm në dërgimin e letrave pa ndërhyrje njerëzore, aftësitë e tij janë shumë më të gjera:
- Para dërgimit masiv, efektiviteti i letrave mund të testohet në një grup të përzgjedhur përdoruesish duke studiuar statistikat e dërgimit dhe dorëzimit të këtyre letrave, aktivitetin e klientëve pas marrjes së tyre.
- Shërbimet ju lejojnë të përditësoni rregullisht listën e pajtimtarëve duke përpunuar mesazhet e shërbimit për gabimet e dorëzimit. Kështu, burimet e sistemit nuk harxhohen për dërgimin e kotë të postës në adresat që nuk ekzistojnë më.
- Të dhënat statistikore për klikimet e lidhjeve në email do të ndihmojnë në vlerësimin e efektivitetit të një fushate reklamuese.
- Teknologjia e integruar për përcaktimin e vendndodhjes së abonentëve do t'ju lejojë të zgjidhni letrat për postim bazuar në gjeografinë.
- Baza për dërgimin e letrave mund të plotësohet në mënyra të ndryshme automatike, për shembull, duke skanuarsajte në ueb.
Përgjigjet automatike ndaj letrave janë gjithashtu të konfiguruara. Kjo do të jetë e dobishme, për shembull, kur largoheni. Personi që e ka shkruar mund të informohet se letra është marrë, por përgjigja për të do të jetë pas kthimit pas një kohe. Nëse ka pasur një ndryshim në adresën e emailit, atëherë është shumë e lehtë të marrësh postë të dërguar në adresën e vjetër - thjesht konfiguroni përcjelljen. Por si t'i informoni të gjithë ata që shkruajnë se adresa e vjetër nuk është më e rëndësishme, dhe herën tjetër është më mirë t'i shkruani drejtpërdrejt një tjetër? Dhe shkrimi automatik do të ndihmojë me këtë.
Programe të tilla zakonisht kanë modele tipike letrash që mund të modifikohen lehtësisht për t'iu përshtatur nevojave tuaja. Falë gjithë kësaj, postimi automatik ju lejon të promovoni mallra dhe shërbime me kohë dhe para minimale të shpenzuara për reklamimin, përpunimin dhe analizimin e korrespondencës.
Dërgoni çfarë?
Letrat më të njohura janë përshëndetjet (për shembull, pas regjistrimit në burim) dhe mirënjohja (për shembull, për një porosi të përsosur ose bashkëpunim afatgjatë me një kompani).
Përshëndetjet janë letrat më të lexuara. Njerëzit janë mësuar t'i shohin ato, shumica prej tyre i hapin në kërkim të ndonjë informacioni të dobishëm ose interesant.
Letrat e mirënjohjes mund të përmbajnë informacione në lidhje me porosinë, mënyrën e dorëzimit, promovime dhe zbritje të ndryshme për klientët e rregullt. E gjithë kjo tërheq njerëzit, dhe letra të tilla, si rregull, gjithashtu lexohen ose të paktën shikohen rastësisht.
Shkrimi automatik mundofrojnë produkte që lidhen me ato që një person ka blerë, ose për të cilat ai ishte i interesuar. Letrat do t'ju lejojnë të uroni, për shembull, urime ditëlindjen, duke bërë një ofertë individuale të favorshme.
Për të punuar me probleme komplekse të klientëve, sigurisht që tashmë do të nevojiten specialistë. Por çështjet më të thjeshta, falë shkronjave automatike, mund të zgjidhen gjatë gjithë ditës dhe çdo ditë kur përdoruesit kanë nevojë për to.
Midis gjithë shumëllojshmërisë së programeve dhe shërbimeve, programi Outlook i Microsoft-it është i mirënjohur, kështu që metodat e krijimit të listave të postimeve, përgjigjeve automatike dhe përcjelljes së letrave të caktuara në adresa të tjera do të konsiderohen duke përdorur shembullin e tij.
Newsletter
Për t'i dërguar një letër një grupi të madh njerëzish, nuk ka nevojë t'i shtoni ato manualisht në listën e postimeve çdo herë. Për ta bërë këtë, mund të krijoni një listë postimesh. Në skedën "kryesore" në program, duhet të zgjidhni artikullin "krijo një grup kontakti", më pas të specifikoni një emër për këtë grup dhe të shtoni anëtarë në të. Lista e pjesëmarrësve dhe emri i grupit, nëse është e nevojshme, modifikohen ose fshihen plotësisht. I njëjti kontakt mund të përfshihet në një numër të madh arbitrarisht të grupeve të përdoruesve tek të cilët do të kryhet postimi automatik. Kjo kursen shumë kohë.
Shkrim automatik: si të bësh
Ndonjëherë është e nevojshme të dërgoni një letër automatike në një kohë të përcaktuar rreptësisht, dhe në mungesë të vetë dërguesit në kompjuter. Dërgimi automatik i emaileve në Outlook ju lejon të bëni pikërisht këtë. Ju duhet të shkruani një letër të rregulltbashkëngjitni skedarët që dëshironi, specifikoni marrësit ose listën e postimeve dhe më pas shkoni te seksioni i menysë "opsionet". Më tej në këtë seksion, zgjidhet artikulli "vonesa e dorëzimit" dhe më pas - "mos dorëzo deri". Më pas konfigurohen të gjithë parametrat e nevojshëm, duke përfshirë datën dhe kohën e dërgimit të letrës, praninë ose mungesën e njoftimeve të dorëzimit dhe leximit, etj.
Pasi të specifikoni të gjitha të dhënat e nevojshme, dërgoni një email. Do të ruhet në dosjen e letrave të dërguara, por në të vërtetë do të shkojë te marrësi vetëm në ditën dhe orën e specifikuar. Është e rëndësishme që në këtë kohë kompjuteri të jetë i ndezur, programi të funksionojë në të dhe të ketë gjithashtu një lidhje interneti. Nëse këto kushte nuk janë krijuar në kohën e duhur, atëherë dërgimi automatik i letrave do të ndodhë në momentin kur ato përfundimisht të përmbushen. Nuk është shumë i përshtatshëm, por nuk mund të bëni asgjë për këtë.
Përcjell automatikisht emailet e Outlook
Ka dy mënyra për të dërguar letra nga adresuesi i parë te të tjerët - përcjellja dhe ridrejtimi. Letrat e përcjella dallohen nga prania e shkurtesës FW në temë, dhe marrësi sheh se nga cila adresë është dërguar letra fillimisht dhe nga e cila i është përcjellë më vonë. Ridrejtimi nuk është i dukshëm për marrësin, ai e sheh letrën siç është dërguar nga dërguesi i parë.
Kontrolli i përcjelljes
Mund të konfiguroni ose përcjelljen e absolutisht të gjitha mesazheve, ose të krijoni rregulla që rregullojnë se çfarë dhe kur duhet të përcillen. Në këtë rast, mesazhet e dërguara ruhen në dosje"Inbox". Programi analizon letrën e dërguar dhe nëse i plotëson kushtet e përcaktuara në rregulla, atëherë kryen veprimin e përcaktuar me këtë rregull. Kjo mund të jetë jo vetëm përcjellja automatike e letrave ose një përgjigje ndaj tyre, por edhe zhvendosja e saj në një dosje specifike, p.sh. renditje, fshirje, etj.
Për të krijuar rregulla për përpunimin e korrespondencës në hyrje, duhet të zgjidhni artikullin "rregullat" në skedën kryesore të programit. Më tej, në menynë "menaxhoni rregullat dhe sinjalizimet", algoritmet për përpunimin e letrave të marra tashmë janë konfiguruar drejtpërdrejt.
Përpara Mohimi
Disa emaile nuk mund të përcillen - kjo ndodh kur dërguesi ka vendosur mbrojtje në postën që dërgon, duke e penguar marrësin të ndajë këtë informacion me dikë tjetër. Një kufizim i tillë hiqet vetëm nga dërguesi, marrësi nuk do të mund ta bëjë këtë në asnjë mënyrë.
Gjithashtu në kompani, administratori i sistemit mund të vendosë rregullat e veta që kufizojnë ose ndalojnë dërgimin e plotë të letrave jashtë rrjetit të kompanisë, dhe ndonjëherë edhe brenda tij. Kjo është bërë për të mbrojtur informacionin e korporatës.
Përgjigje automatike
Nëse marrësi mungon për shkak të një udhëtimi pune, pushimesh, sëmundjeje ose për ndonjë arsye tjetër, mund të vendosen përgjigje automatike në letra. Nëse posta ndodhet në një shërbim poste të korporatës, atëherë mund të krijoni gjithashtu përgjigje të ndryshme ndaj letrave që vijnë nga punonjës të tjerë të kompanisë dhe atyre të marra nga jashtë.
Për të aktivizuar këtë funksion, në menynë e programit në seksionin "skedar", zgjidhni artikullin "auto-përgjigje", ku duhet të zgjidhni "dërgoni përgjigjet automatike". Në këtë pjesë shkruhet teksti i letrave dhe tregohet periudha gjatë së cilës do të dërgohen këto përgjigje. Nëse përdoruesi është në linjë përpara përfundimit të kësaj periudhe, atij do t'i kërkohet të çaktivizojë funksionin.
Për periudhën e vlefshmërisë së përgjigjeve automatike, mund të vendosni rregulla për përpunimin e postës, për shembull, për t'ia përcjellë ato punonjësve të tjerë të kompanisë që mund të zgjidhin çështjet që kanë lindur, etj.
Ndihma e detajuar është e disponueshme në program, si dhe këshilla mjetesh për të ndihmuar në shmangien e gabimeve të zakonshme kur punoni me të.
