Në botën e teknologjive dixhitale, njerëzit kanë zotëruar prej kohësh metodat moderne të komunikimit në Web. Pra, një nga mënyrat më të zakonshme të transferimit të informacionit është e-mail, me të cilin mund të komunikoni, mësoni dhe zhvilloni. Sot, Interneti ofron një gamë të gjerë programesh të tilla, por më popullorja dhe më e përshtatshme është Microsoft Outlook. Megjithë aspektet e shumta pozitive, ky program postare ka një sërë nuancash që kërkojnë një zgjidhje specifike. Për shembull, shumë përdorues fillestarë përballen me problemin se si të konfigurojnë përgjigjen automatike në Outlook.
Funksioni i përgjigjes automatike
Sot, Outlook është programi më i popullarizuar i emailit, i cili është i popullarizuar në mesin e përdoruesve të internetit për shkak të thjeshtësisë dhe funksionalitetit të tij. Falë këtij programi, ju mund të komunikoni lirisht dhe të merrni postime. Ndër shumë karakteristika pozitive, duhet theksuar mundësia e një përgjigjeje automatike. Nëse jeni duke udhëtuar në distanca të gjata ose për një kohë të gjatëperiudha kohore që Microsoft Outlook ju lejon të përdorni veçorinë e përgjigjes automatike.
Nëse nuk ka lidhje interneti ose aftësi për të hyrë në kutinë postare, përgjigjja automatike do t'i dërgojë dërguesit kontaktet e përdoruesit dhe një mesazh të regjistruar paraprakisht në një shabllon të veçantë.
Konfigurimi dhe funksionimi i përgjigjes automatike
Shumica e njerëzve, jo vetëm fillestarët, por edhe përdoruesit e avancuar të internetit, përballen me problemin se si të konfigurojnë përgjigjen automatike në Outlook. Procedura për krijimin e një përgjigjeje automatike në programin e postës nuk do të jetë e vështirë dhe kërkon shumë kohë nëse gjithçka bëhet në mënyrë korrekte dhe sipas udhëzimeve.
Pra, për të konfiguruar përgjigjen automatike në Outlook, duhet të bëni sa më poshtë:
- Open Outlook.
- Gjeni dhe klikoni butonin "Shkruaj mesazh".
- Fut tekstin e mesazhit për përgjigje automatike. Është e rëndësishme të mbani mend se ky është teksti që do t'i dërgohet dërguesit.
- Gjeni dhe klikoni butonin "File".
- Në opsionet "File", gjeni dhe klikoni "Ruaj si". Ju duhet të zgjidhni formatin "Outlook Template" dhe të ruani mesazhin.
Krijimi i një shablloni është vetëm hapi i parë që do t'ju ndihmojë të kuptoni se si të konfiguroni përgjigjen automatike në Outlook dhe ta bëni programin tuaj të postës elektronike më të lehtë për t'u përdorur.
Hapat bazë për konfigurimin e përgjigjes automatike
Konfigurimi i përgjigjes automatike përfshin hapat bazë të mëposhtëm:
- Duhet të gjeni skedën "Rules" në panelin e sipërm të programit.
- Më pas zgjidhni "Kontrollrregullat dhe sinjalizimet", ku duhet të zgjidhni opsionin "E re".
- Në dritaren që hapet, zgjidhni "Zbato rregullat për mesazhet që marr".
- Pasi të bëni një zgjedhje, klikoni butonin "Tjetër".
- Do të shfaqet dritarja "Rule Wizard", ku nuk keni nevojë të zgjidhni asgjë. Pastaj ju duhet vetëm të klikoni butonin "Next" dhe më pas përgjigjuni "Po".
- Në dritaren tjetër që shfaqet, duhet të kontrolloni opsionin "Shënoni duke përdorur shabllonin e specifikuar". Në dritaren e mëposhtme, duhet të klikoni në "shabllonin e specifikuar".
- Më pas, do të shfaqet dritarja "Folders", ku duhet të zgjidhni "Templates in the file system".
- Pasi të shfaqet dritarja "Përgjigja automatike", duhet të klikoni mbi të dhe ta hapni.
- Në "Rules Wizard" që hapet, zgjidhni "Next".
- Në dritaren e fundit, përpara se të konfiguroni përgjigjen automatike në Outlook, duhet të klikoni butonin "Finish".
Pra, cilësimi i përgjigjes automatike është përfunduar me sukses. Tani mesazhet e ngulitura në shabllon do të dërgohen në çdo adresë. Është e rëndësishme të dini: në mënyrë që përgjigja automatike të funksionojë në mënyrë të qëndrueshme dhe efikase, duhet t'i siguroni kompjuterit tuaj personal internet të pandërprerë.
Në përfundim
Kështu, në varësi të shabllonit të krijuar dhe veprimeve të ndërmarra, një përgjigje automatike do të përdoret në Outlook për të gjitha emailet hyrëse. Por duhet të keni parasysh faktin se magjistari i rregullave parashikon dërgimin e një përgjigjeje automatike te adresuesi vetëm një herë.
Seanca fillon pas nisjes së parë të programit të postës dhe përfundon kur dilni prej tij. Ndërsa programifunksionon, një përgjigje e përsëritur ndaj adresuesit që arriti të dërgojë një numër të caktuar mesazhesh nuk do të vijë. Gjatë gjithë seancës, programi krijon një listë specifike të përdoruesve të cilëve u është dërguar një përgjigje automatike. Veprime të tilla ju lejojnë të shmangni ridërgimin e mesazhit. Megjithatë, nëse rinisni programin, lista fshihet. Kështu, duke pasur parasysh hapat bazë për konfigurimin dhe krijimin e shablloneve, të gjitha dyshimet se si të konfiguroni përgjigjen automatike në Outlook duhet të zhduken.
